حدّد المهام المتكررة
دوّن خلال أسبوع الأسئلة التي تتكرر: مواعيد العمل، والتوفر، والأسعار الأساسية، وتتبع الطلبيات، وحجز المواعيد. هذه أفضل المرشحات للأتمتة لأن إجابتها معروفة ومتكررة.
ما الذي يستطيع المساعد فعله
الرد على الأسئلة الشائعة، وطرح الأسئلة المفيدة لتأهيل الطلب، واقتراح موعد، وإرسال تذكير، أو إحالة المحادثة إلى الشخص المناسب مع ملخص. ويمكنه أيضًا تحديث جدول متابعة حتى لا يضيع شيء.
ما لا ينبغي أن يفعله وحده
ينبغي أن تحتفظ المواضيع الحساسة، والشكاوى، والالتزامات المتعلقة بالأسعار أو الآجال، وكل ما يخص الصحة أو الشؤون القانونية أو المال بمصادقة بشرية. ووفّر دائمًا وسيلة سهلة للتحدث إلى شخص.
المعطيات الشخصية وقواعد المنصات
أرقام الهواتف والرسائل معطيات شخصية. وفي المغرب، يؤطر القانون 09-08 واللجنة الوطنية لمراقبة حماية المعطيات ذات الطابع الشخصي (CNDP) معالجتها، فاحرص على مراجعة حالتك مع مستشار قانوني. واحترم أيضًا قواعد WhatsApp Business المتعلقة بالموافقة ونماذج الرسائل.
ابدأ صغيرًا، وقِس، وحسّن
ابدأ بمسار واحد، مثل الأسئلة الشائعة أو حجز المواعيد. قِس الوقت الذي وفّرته والحالات التي أخطأ فيها المساعد، ثم عدّل قبل إضافة مسارات أخرى.